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O que é gestão de contratos de obras?

Chamada de administração de contrato, a gestão de contratos de obras é um trabalho que inicia na fase de cotação e termina com a entrega dos itens adquiridos.

Tem por objetivo controlar, acompanhar e fiscalizar a execução de um contrato. Por isso, envolve ainda a seleção de fornecedores e a inspeção das atividades.

Assim sendo, é fundamental para garantir que o acordo estabelecido por vínculo jurídico aconteça dentro do previsto e que as partes cumpram suas obrigações. Por isso, inclui inclusive eventuais ajustes, através da formalização dos competentes termos aditivos ao contrato.

Tipos de contratos de obras

Existem, atualmente, vários tipos de contratos na área de construção civil. Compra e venda, empreitada, empréstimo, locação de equipamentos e prestação de serviços são apenas alguns exemplos.

Responsabilidades do gestor de obras

Para exercer suas atividades, o gestor de contratos precisa ter conhecimento sobre o projeto, seu escopo, os documentos de engenharia e o planejamento da obra.

É responsável também pelo acompanhamento e fiscalização de obras e equipes. Por isso, precisa ser organizado, ter conhecimento técnico, experiência em contratos e boa capacidade de negociação.

Confira as suas principais atribuições durante todo o processo:

• planejar a obra e selecionar fornecedores; acompanhar de perto as contratações;
• fazer a elaboração do contrato e aprová-lo com a diretoria e departamento jurídico;
• realizar a gestão do escopo;
• controlar o cumprimento do cronograma, encaminhando solicitações de alterações que possam ser solicitadas pela empresa contratada
• fazer a intermediação entre as partes signatárias do documento;
• fiscalizar se todos os encargos estão sendo cumpridos; 
• identificar a necessidade de aditivos; 
• analisar e/ou elaborar pleitos; 
• controlar prazos de vigência e garantir o cumprimento das obrigações financeiras, como os pagamentos efetuados, encaminhando as notas fiscais para o setor responsável; 
• verificar o cumprimento das especificações estabelecidas em contrato, a segurança da obra e a qualidade do trabalho que está sendo executado; 
• gerir possíveis atrasos e determinar um prazo para resolver essas pendências; 
• fazer relatórios de acompanhamento sobre a execução da obra, além de registrar as informações necessárias para atender as auditorias; 
• solicitar que a empresa contratada faça correções sobre o serviço executado caso ocorra discrepância entre o que foi executado e o que foi estabelecido.

Quais problemas que a boa gestão de contratos é capaz de evitar?

Uma gestão de contratos de obras eficiente e proativa consegue reduzir riscos e, portanto, custos. Isso porque evita gastos acima do orçamento da empresa, além de despesas decorrentes de cláusulas desvantajosas e evita atrasos na execução.

Consegue garantir que o serviço e/ou produto do contrato estejam bem definidos para a assertividade da entrega. Uma forma de antecipar possíveis planos de ação para a resolução de impasses ou reivindicações.

Em caso de desvios, é papel do gestor de contratos agir com planos de ação. Então, quando um contrato não é seguido, deve agir rapidamente, solicitando as devidas providências, em tempo hábil. Neste documento, que deve ser encaminhado às partes envolvidas no empreendimento, ele vai informar o que está ocorrendo, especificar o que não foi cumprido e solicitar a providência necessária.

Uma boa prática para resolver imprevistos como este é promover reuniões periódicas com todas as partes envolvidas.

Caso a empresa fornecedora não queira atender a não conformidade, deve-se recorrer aos meios legais e exigir o cumprimento do que foi estabelecido em contrato inicialmente. Câmaras de Arbitragem costumam ser mais ágeis que a justiça comum para resolver essas situações.

Quando ocorrer a eventual apresentação de reivindicação ou pleito, deve agir de modo amistoso e ético. Mas, antes disso, é preciso ainda investigar o que está sendo pleiteado, além das causas e consequências. Afinal, para que nenhuma atitude precipitada aconteça é preciso ter certeza se o problema realmente existe.

Da mesma forma, a gestão contratual deve ser efetuada junto ao cliente final, da mesma forma que com os contratos de fornecedores, prestadores de serviços, fornecedores, etc. e em caso de desequilíbrio econômico-financeiro gerado por algum fato superveniente, deve ser elaborado e apresentado para discussão, o respectivo pleito.

Por que ela é fundamental para o sucesso de um projeto de construção civil?

Como impacta no planejamento estratégico e orçamentário, a gestão de contratos de obras é decisiva para a produtividade e redução de custos. Assegura que tudo ocorra conforme o acordo estabelecido entre as partes envolvidas.

4 erros que podem ser evitados com a gestão de contratos de obras

Entenda, a seguir, os problemas mais comuns que podem ser prevenidos com uma gestão de contratos eficiente e proativa.

1. Falta de clareza para identificar o objeto e escopo do contrato

Construções atrasadas, abandonadas ou não adaptadas para os fins que se destinam são problemas causados por falhas de comunicação sobre o contrato. Quando esses documentos não são bem elaborados as chances de resultados indesejados, perdas financeiras, protestos e até ações judiciais são altas.

No caso de obras de infraestrutura, por exemplo, são cuidados que podem evitar atrasos e desperdícios de recursos públicos.

2. Não acompanhar a execução da obra

Fiscalizar a execução do contrato é uma atividade que não pode ser negligenciada. Se isso acontece, o risco de se perceber apenas ao final da obra que ela não atendeu a todas as especificações do documento é alto. Custos elevados e atrasos são algumas das principais consequências da falta de gestão.

3. Desconhecer a Lei de Licitações antes de elaborar contratos em obras públicas

Não é raro que, durante a execução de uma obra pública, seja encontrada alguma dificuldade ou problema para prosseguir com o cronograma previsto. Então, podem ser requisitados aditivos contratuais para que o prazo seja prorrogado ou para que outros serviços sejam inseridos.

Porém, de acordo com a Lei nº 8.666/1993, de Licitações e Contratos (LLC), o percentual máximo de aditivo de contrato permitido para obras de construção é de 25% do valor inicial. Já para reformas e manutenções, até 50%.

No entanto, como a atividade é fiscalizada pelo Tribunal de Contas, caso qualquer irregularidade seja constatada podem ocorrer problemas.

4. Negligenciar o controle financeiro na gestão de contratos

A execução da obra não pode ser prejudicada pela indisponibilidade de recursos para o pagamento das medições. Portanto, é preciso manter o controle financeiro da atividade.

Como prevenir esses erros?

Contratar uma empresa específica para cuidar da gestão de contratos de obras é uma saída para evitar problemas.

Dá mais profissionalismo ao processo, trazendo todo o suporte técnico de especialistas na área e permitindo uma visão mais ampla de seu andamento. Isso sem falar que evita ainda possíveis dores de cabeça com problemas causados por obras paralisadas ou com problemas estruturais.

Um contrato, não é simplesmente para definir o objeto, valores e prazos, mas detalhar o escopo contratado para evitar aditivos, estabelecer os requisitos, relacionar as obrigações das partes, definir garantias ao contratante, estabelecer normas e procedimentos, estabelecer condições de pagamento, definir critérios de recebimento dos serviços/produtos, definir multas em casos de descumprimentos, registrar as disposições para eventuais rescisão contratual, estabelecer a data-base e eventuais reajuste de preço, informar o regime de contratação, dentre outros.

Assim, investir na gestão de contratos de obras é investir na qualidade e no sucesso de um empreendimento. Afinal, por trás toda obra bem executada está um contrato eficiente.

Achou este artigo foi útil? Então, temos outra sugestão de leitura para que continue conhecendo formas de manter o orçamento da sua obra, além da gestão de contratos. Você vai entender melhor sobre como reivindicar direitos contratuais e quando deve ser solicitado.